Disclaimer

De informatie in dit onderdeel vormt geen bekendmaking in de zin van de Gemeentewet of de Algemene wet bestuursrecht. Alleen publicatie in Huis aan Huis, onder de kop Gemeentenieuws Oldebroek, heeft een officieel karakter.

U vindt onderstaand de geldende Algemeen Verbindende Voorschriften (verordeningen) en beleidsregels van de gemeente Oldebroek. In het onderdeel 'Concept regelgeving' vindt u de nog niet vastgestelde versies. Deze concept versies worden gebruikt tijdens de besluitvorming en hebben uitsluitend een informatief doel.

Zoeken in regelgeving

            

Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat Noordwest Veluwe

Voor deze verordening versie is geen samenvatting ingevoerd.

Gegevens van de regeling

Overheidsorganisatie Gemeente Oldebroek
Vastgesteld door college van burgemeester en wethouders
Officiële naam van de regeling Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat Noordwest Veluwe
Citeertitel van de regeling Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat Noordwest Veluwe
Onderwerp algemeen
Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) Geen.
Opmerkingen m.b.t. de regeling Vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders vijf gemeen-ten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek.
Betreft (aard van de wijziging) bestaande regeling
Datum uitwerkingtreding
Datum inwerkingtreding 01-01-2007
Terugwerkende kracht (t/m) 01-01-2007
Datum ondertekening 25-05-2007
Bron bekendmaking overheid.nl 27-07-2015
Kenmerk voorstel Onbekend.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Wet gemeenschappelijke regelingen
  2. Gemeentewet
  3. Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden
  4. Archiefwet 1995

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht t/m Datum uitwerkingtreding Betreft Datum ondertekening
Bron bekendmaking
Kenmerk
voorstel
01-01-2007 01-01-2007 bestaande regeling 25-05-2007
overheid.nl 27-07-2015
Onbekend.

Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

 

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek;

 

overwegende, dat het wenselijk is het beheer van en het toezicht op archiefbescheiden van deze gemeenten gemeenschappelijk op deskundige wijze te doen geschieden;

 

overwegende dat de nu geldende gemeenschappelijke regeling met vijf gemeenten in de dagelijkse praktijk onvoldoende slagvaardig is;

 

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet, de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, alsmede de Archiefwet 1995;

 

gehoord de raden van de deelnemende gemeenten;

 

b e s l u i t e n:

 

vast te stellen de volgende gemeenschappelijke regeling “Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe";

 

Artikel 1

De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek werken samen ter uitvoering van het bepaalde in hoofdstuk V van de Archiefwet 1995.

 

Artikel 2

  1. 1.De gemeente Elburg is aangewezen als “centrale gemeente” bij de toepassing van deze regeling;

  2. 2.Aan het college van burgemeester en wethouders van de centrale gemeente (hierna het college) wordt de leiding over de streekarchivaris en het overige bij het Streekarchivariaat ingeschakelde personeel opgedragen;

  3. 3.De streekarchivaris en het overige personeel worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Voor de streekarchivaris wordt de in artikel 4 bedoelde Archiefcommissie gehoord;

  4. 4.De streekarchivaris moet voldoen aan de opleidingsvereisten zoals vermeld in de Archiefwet 1995 en in het Archiefbesluit.

  5. 5.De instructie voor de streekarchivaris wordt vastgesteld door het college, na advies van de in artikel 4 bedoelde Archiefcommissie en na instemming van de colleges van burgemeester en wethouders van de andere deelnemende gemeenten;

  6. 6.De verordening, als bedoeld in artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995, wordt door elke gemeenteraad afzonderlijk vastgesteld (Archiefverordening);

  7. 7.Het college stelt stukken van algemeen beleid, de jaarlijkse werkplanning en de werktijdverdeling vast, na advies van de in artikel 4 bedoelde Archiefcommissie;

  8. 8.Onverminderd het bepaalde in de vorige leden zijn op het personeel van het Streekarchivariaat van toepassing de rechtspositieregelingen, vastgelegd voor het personeel van de centrale gemeente, inclusief de regeling betreffende de bezoldiging.

 

Artikel 3

  1. 1.Aan de streekarchivaris wordt het beheer van de naar de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden opgedragen.

Artikel 4

  1. 1.Er is een Archiefcommissie bestaande uit vijf leden;

  2. 2.De colleges van burgemeester en wethouders van alle deelnemende gemeenten wijzen een vertegenwoordiger, alsmede een plaatsvervanger uit hun midden aan die zitting neemt in de Archiefcommissie; de benoeming is steeds voor een periode van vier jaar en loopt gelijk op met de zittingsperiode van de gemeenteraad.

  3. 3.De provinciale inspecteur der archieven in Gelderland of diens plaatsvervanger kan in de Archiefcommissie zitting nemen. Hij is adviseur zonder stemrecht.

  4. 4.De afgevaardigde van de centrumgemeente is voorzitter van de Archiefcommissie.

  5. 5.De streekarchivaris ondersteunt de Archiefcommissie en fungeert als secretaris.

  6. 6.Alle leden hebben één stem. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen.

 

Artikel 5

  1. 1.De Archiefcommissie bespreekt zaken die het Streekarchivariaat aangaan en adviseert hierover aan het college, dit onverminderd de elders in deze regeling vermelde taken;

  2. 2.De Archiefcommissie vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of ten minste twee der leden dit verlangen.

 

Artikel 6

  1. 1.De begroting van het Streekarchivariaat wordt vastgesteld door het college, uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het jaar waarvoor deze geldt;

  2. 2.Alvorens tot een vaststelling van de begroting of een wijziging van die begroting wordt besloten, is instemming van de colleges van de andere deelnemende gemeenten noodzakelijk. Daartoe krijgen zij gedurende zes weken de gelegenheid kennis te nemen van de stukken en eventuele zienswijzen hierover bij het college, kenbaar te maken;

  3. 3.Meerkosten vanwege bijvoorbeeld nieuw beleid of een andere verdeelsleutel (anders dan prijscompensatie) dienen via de gemeentelijke managementrapportages die in het voorjaar in de deelnemende gemeenten door de raden worden behandeld, te zijn goedgekeurd, alvorens het college de begroting vaststelt.

  4. 4.De kosten van het Streekarchivariaat worden omgeslagen over de deelnemende gemeenten op basis van de verdeling van arbeidsuren van het Streekarchivariaat over de deelnemende gemeenten;

  5. 5.Het college bepaalt jaarlijks het bij voorschot verschuldigde aandeel van de deelnemende gemeenten;

  6. 6.De helft van het aandeel, in het vorige lid bedoeld, moet worden betaald vóór 1 februari, de andere helft vóór 1 augustus.

 

Artikel 7

  1. 1.De jaarrekening van het Streekarchivariaat wordt vastgesteld door het college, uiterlijk 1 juli volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft;

  2. 2.Alvorens tot vaststelling wordt besloten, is instemming van de colleges van de andere deelnemende gemeenten noodzakelijk. Daartoe krijgen zij gedurende zes weken de gelegenheid van de stukken kennis te nemen en eventuele zienswijzen daartegen bij het college kenbaar te maken;

  3. 3.Zo spoedig mogelijk na de vaststelling van de rekening doet het college van de centrale gemeente daarvan melding aan de colleges van de andere deelnemende gemeenten;

  4. 4.Verrekening vindt voor zoveel nodig plaats binnen twee maanden na verzending van de in het vorige lid bedoelde mededeling.

 

Artikel 8

  1. 1.Deze regeling wordt gewijzigd, aangevuld of opgeheven als de colleges van de deelnemende gemeenten daartoe besluiten;

  2. 2.Ingeval van opheffing stelt het college van de centrale gemeente na overleg met de colleges van de andere deelnemende gemeenten een liquidatieplan vast;

  3. 3.Opheffing komt tot stand nadat de gemeenten aan de verplichtingen voortvloeiende uit het liquidatieplan hebben voldaan.

 

Artikel 9

  1. 1.Uittreding of vermindering van de deelname van een deelnemer kan geschieden met ingang van 1 januari van het tweede jaar volgend op dat waarin die gemeente het voornemen daartoe schriftelijk kenbaar maakt aan de colleges van de andere gemeenten;

  2. 2.Uittreding of vermindering vindt plaats door vaststelling van een besluit door elk van de colleges, inhoudende een akkoordverklaring met de voorwaarden waaronder uittreding kan plaatsvinden;

  3. 3.De voorwaarden als bedoeld in lid 2 worden in ontwerp opgesteld door het college. Ze worden binnen zes maanden na ontvangst van de in lid 1 bedoelde mededeling toegezonden aan de colleges van de deelnemende gemeenten, die daarover binnen twee maanden na ontvangst beslissen.

  4. 4.De uittredende of verminderende gemeente is verplicht tot het leveren van een inspanning om eventuele bovenformatieve medewerkers, ontstaan door uittreding of vermindering, weer aan het werk te helpen. Eventuele wachtgeldverplichtingen voortvloeiend uit uittreding of vermindering van de deelname komen geheel voor rekening van de uittredende of verminderende gemeente.

 

Artikel 10

  1. 1.De regeling treedt in werking per 1 januari 2007. Bekendmaking vindt plaats op de voor de deelnemende gemeenten gebruikelijke wijze;

  2. 2.Besluiten en aanbevelingen krachtens de regeling Streekarchivariaat van 1 mei 2003 van respectievelijk de deelnemende gemeenten en de Archiefcommissie, worden, ongeacht hun aard, geacht beslissingen en aanbevelingen te zijn overeenkomstig de onderhavige regeling. Zij blijven na inwerkingtreding van deze regeling van toepassing, totdat zij zijn ingetrokken of gewijzigd;

  3. 3.De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

 

Artikel 11

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college, gehoord de in artikel 4 bedoelde Archiefcommissie.

 

Artikel 12

Deze regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe”.

 

 

Aldus vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek en ondertekend te Nunspeet op vrijdag 25 mei 2007;

 

 

H. Visser

Burgemeester van Elburg

 

 

W.P. Omta

Burgemeester van Ermelo

 

 

D.H.A. van Hemmen

Burgemeester van Nunspeet

 

 

J.C.G.M. Berends

Burgemeester van Harderwijk

 

 

W.L. Zielhuis

Burgemeester van Oldebroek

 

Toelichting

 

Deze nieuwe gemeenschappelijke regeling verschilt op twee belangrijke punten met de huidige. Ten eerste is de gemeenschappelijke regeling niet langer van de raden van de deelnemende gemeenten, maar van de colleges van burgemeester en wethouders. Dit op grond van artikel LXXIV van de Wet dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden.

Door de wet zijn alle zaken die in de vorige regeling aan de raad waren voorbehouden, nu taken van het college van burgemeester en wethouders geworden. Gevolg hiervan is onder meer dat de gemeenteraden geen afvaardiging meer naar de Archiefcommissie zullen sturen. De wijziging van een gemeenschappelijke regeling door het college behoeft overigens nog wel goedkeuring van de raden van de deelnemende gemeenten (art. 1 WGR).

Ten tweede zijn er nu meer specifieke bepalingen opgenomen betreffende de consequenties van uittreden of verminderen van de deelname aan de gemeenschappelijke regeling. In de praktijk bleek hier behoefte aan.

 

Aanhef en Artikel 1

Deze regeling dient in elke gemeente apart door het college van burgemeester en wethouders te worden vastgesteld, na verkregen goedkeuring van de diverse raden. Vandaar dat in de eerste zin van dit concept alle gemeenten apart worden genoemd. Uiteindelijk is elk collegebesluit dus uniek. Het is de bedoeling dat het laatste blad in vijfvoud wordt ondertekend, zodat elke gemeente een volledig ondertekend exemplaar kan behouden.

Het eerste lid van artikel 10 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) schrijft voor dat de regeling het belang of de belangen vermeldt ter behartiging waarvan de regeling is getroffen of gewijzigd. Met de verwijzing naar de Archiefwet 1995 in de aanhef en in artikel 1 van de regeling wordt aan dit voorschrift voldaan.

Artikel 32 van de Archiefwet luidt: Lid 1 De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de secretaris.

Lid 2. Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld.

Lid 3. De gemeentearchivaris wordt door burgemeester en wethouders benoemd, geschorst en ontslagen. Onderhavige gemeenschappelijke regeling beoogt een gezamenlijke uitvoering van deze wettelijke bepalingen.

 

Artikel 2

Deze regeling creëert noch een openbaar lichaam, noch een gemeenschappelijk orgaan zoals bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 8 van de WGR. In overeenstemming met het derde lid van artikel 8 WGR worden in de regeling nader omschreven taken overgedragen aan het college van burgemeester en wethouders van de centrale gemeente.

Zie de artikelen 2, 6 en 7 van de regeling. De uitvoering van de overgedragen taken is in overeenstemming met artikel 32 van de Archiefwet.

Lid 3 is gewijzigd in verband met de wijziging van de Archiefwet. In verband met de dualisering van het gemeentebestuur wordt de gemeentearchivaris tegenwoordig benoemd, geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders.

Lid 6 is bedoeld de Archiefverordening, die door iedere gemeenteraad afzonderlijk wordt opgesteld.

 

Artikelen 4 en 5

Tot nu toe hebben in de Archiefcommissie ook raadsleden van de deelnemende gemeenten zitting. Omdat door de dualisering de gemeenschappelijke regeling niet langer wordt ingesteld door de gemeenteraden maar door de colleges, is het niet langer logisch om raadsleden in de Archiefcommissie zitting te laten hebben. Dit artikel geeft dan ook aan dat de Archiefcommissie in hoofdzaak bestaat uit collegeleden van de deelnemende colleges.

De Archiefcommissie heeft een adviserende taak. Daarnaast geeft de bespreking van zaken die het Streekarchivariaat aangaan aan de streekarchivaris de mogelijkheid om praktische zaken terug te koppelen en besluitvorming door de bestuursorganen voor te bereiden. Vanuit de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten wordt een lid in de Archiefcommissie afgevaardigd. Tevens wordt er per gemeente een plaatsvervangend lid benoemd.

De provinciale inspecteur der archieven is belast met het toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten. Uit dien hoofde kan hij met een raadgevende stem zitting nemen in de Archiefcommissie.

Uitgangspunt in de Archiefcommissie is consensus. Het is immers een adviesorgaan en geen besluitvormend orgaan. Toch kan het voorkomen dat er gestemd moet worden. Om deze reden is de stemverhouding in artikel 4 expliciet opgenomen. Er is geen regeling voor stakende stemmen. In dit soort situaties met een even aantal leden krijgt vaak de voorzitter de doorslaggevende stem. In dit geval ligt dat niet voor de hand, omdat Elburg dan twee stemmen heeft. Besluitvorming bij meerderheid neemt natuurlijk niet weg dat minderheidsstandpunten in het advies kunnen worden opgenomen.

 

Artikelen 6 en 7

Beide artikelen regelen de financiële aspecten van de gemeenschappelijke regeling. In de oude regeling liepen de begroting en de jaarrekening via de raden van alle deelnemende gemeenten. Daardoor was het altijd een hele toer om de begroting voor 15 juli bij de provincie te krijgen, vaak genoeg is dit niet gelukt. In het kader van dualisme, een gemeenschappelijke regeling die van de colleges is en met een raad die op hoofdlijnen stuurt, is er veel voor te zeggen om de begroting door de colleges te laten becommentariëren en door het centrale college te laten vaststellen. Uiteraard dient het totaalbedrag dat iedere gemeente voor het Streekarchivariaat beschikbaar heeft door de gemeenteraad te worden vastgesteld. De raad heeft immers het budgetrecht.

Zoals altijd zit er een spanningsveld tussen het budgetrecht van de raad, het sturen op hoofdlijnen en wat werkbaar is. De raad gaat in de praktijk niet over de laatste euro’s.

Bij het Streekarchivariaat gaat het over een budget van ruwweg 20.000 euro per gemeente per jaar. Gezien de omvang van dit bedrag is er veel voor te zeggen om de begroting aan de colleges over te laten.

Dit verandert wanneer er sprake is van nieuw beleid en dientengevolge (structurele) meerkosten. In dat geval dienen de raden de mogelijkheid te krijgen om nee te zeggen tegen een dergelijke uitgave. Het kan niet zo zijn dat dit nee pas in oktober tijdens de begrotingsraad wordt gehoord. Nieuw beleid zal, net als elk nieuw beleid in de gemeenten, moeten mee concurreren. Op basis van de uitspraken van de raad over dit nieuwe beleid, kunnen de colleges van de deelnemende gemeenten aangeven welke begroting haalbaar is en welke niet. Omdat dit proces doorgaans in mei in de gemeenteraden plaatsvindt, dient nieuw beleid voor die tijd bekend te zijn. Vaststelling van de begroting moet nog steeds voor 1 juli mogelijk zijn.

Lid 1: Bij de keuze van de uiterste datum voor vaststelling van de financiële stukken, is gekozen voor 1 juli. Daardoor is de door GS gewenste datum van 15 juli nog net mogelijk. De stukken kunnen zo toch op de juiste manier in procedure worden gebracht. Het is zo ook nog vroeg genoeg om de deelnemende gemeenten de gelegenheid te geven de gevolgen van de begroting van het Streekarchivariaat in de eigen begroting te verwerken.

Lid 2: Indien het college de begroting vaststelt, is een reactietermijn van zes weken ruim voldoende.

 

Artikel 8

Met dit artikel wordt voldaan aan de voorschriften van artikel 26 en 27 van de WGR.

 

Artikel 9

Omdat de regeling voor onbepaalde tijd is aangegaan, dienen krachtens artikel 9 van de WGR bepalingen omtrent wijziging, opheffing, toetreding en uittreding opgenomen te worden.

Lid 3: Na de recente wijzigingen in de deelname door twee van de toen zes gemeenten, ontstond er enige discussie over de financiële consequenties van een en ander. In de regeling zoals die nu voorligt, is daarover het volgende geregeld: Uittreding of vermindering houdt onvermijdelijk een verhoging van de overheadkosten voor de achterblijvers in. Hierover moeten goede afspraken worden gemaakt zodat zij de tijd krijgen deze consequenties in de plaatselijke begrotingen op te vangen.

Lid 4: De centrumgemeente heeft medewerkers in dienst ten behoeve van de deelnemende gemeenten. Indien een van de deelnemers besluit tot uittreding of vermindering, is die deelnemer zelf verantwoordelijk voor het opvangen van het formatieve overschot en dient dus een inspanning te leveren om de bovenformatieve medewerkers aan het werk te houden. Mocht dit niet lukken, dan komen de wachtgeldverplichtingen geheel voor rekening van deze deelnemer. Een andere mogelijkheid is dat deze inspanningen worden opgedragen aan de centrumgemeente, als werkgever van de medewerkers.